4 langkah menuju manajemen waktu yang lebih baik

Dari makan siang di sekolah dan pertandingan sepak bola hingga tenggat waktu kantor dan rapat di ruang rapat, tidur tepat waktu bisa jadi sulit. Hal ini terutama terjadi pada tahun 2009, ketika acara tahunan Survei Penggunaan Waktu Amerika menunjukkan bahwa orang Amerika menghabiskan rata-rata hampir delapan jam sehari untuk bekerja, dua jam untuk pekerjaan rumah, dan hingga lima jam untuk aktivitas rekreasi. Selain itu, pasangan dengan anak di bawah enam tahun menghabiskan dua jam tambahan untuk mengasuh anak. Aduh. Ketika suatu hari dibagi menjadi beberapa program, dapat dimengerti jika kita melihat bagaimana tingkat stres bisa menjadi tinggi.

Karena masyarakat Amerika menghabiskan sebagian besar waktunya di tempat kerja, memaksimalkan produktivitas di kantor adalah hal yang paling penting. Kami pergi ke ahli manajemen waktu Julie Morgensternyang memberi kami daftar hal yang harus dilakukan agar tetap teratur selama hari kerja.

1. Selesaikan hal yang benarManajemen waktu bukan tentang menyelesaikan sesuatu, tetapi tentang menyelesaikan hal yang benar dan merasa senang dengan apa yang Anda capai. Orang biasanya melakukan sesuatu berdasarkan urgensi, atau keinginan mereka, atau sesuatu yang kecil, cepat dan mudah, hanya untuk mengatakan bahwa mereka melakukan sesuatu. Hal ini menimbulkan kesan pencapaian yang salah, terlepas dari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu tugas.

2. Prioritaskan tugas Anda berdasarkan kontribusi yang menguntungkanBicaralah dengan atasan Anda. Apa misi perusahaan dan apa yang akan mempertahankan bisnisnya? Semuanya bermuara pada “garis pendapatan”, atau titik di mana perusahaan mencapai titik impas atau menghasilkan uang. Fokuskan tujuan Anda pada hal itu. Jika Anda dapat mencapai tujuan atasan Anda, Anda akan memiliki reputasi yang baik di perusahaan Anda. Apa langkah pertama menuju garis pendapatan tersebut, dan langkah kedua, dan seterusnya, dan seterusnya? Apakah tindakan ini akan segera menghasilkan uang bagi perusahaan? Apakah Anda tinggal selangkah lagi untuk menghasilkan uang bagi perusahaan? Selalu luangkan waktu untuk memikirkan hal-hal yang membuat perusahaan tetap aman, dan pada gilirannya, hal-hal yang membuat pekerjaan Anda tetap aman.

Saat Anda memulai sesuatu yang berada satu langkah di bawah garis pendapatan, Anda akan merasakan pencapaian dan kelegaan, yang akan menambah energi Anda. Anda dapat melakukan hal lainnya sepanjang sisa hari itu. Saat Anda menunda-nunda, segalanya berjalan lebih lambat.

3. Kumpulkan peralatan AndaBuatlah satu perencana tunggal dan konsisten di mana Anda mencatat 100 persen aktivitas yang Anda lakukan: setiap rapat, janji temu, panggilan telepon, proyek, atau tugas. Meskipun banyak yang memilih Outlook, beberapa orang lebih memilih perencana kertas. Jika Anda adalah orang yang visual dan taktil dan Anda dipaksa menggunakan sistem elektronik, cetak jadwal dan tulis tugas serta panggilan Anda dengan tangan. Saya lebih suka menggabungkan pekerjaan dan rumah dalam satu sistem. Batasan antara bekerja dan bermain tidak selalu jelas — Anda mungkin mengadakan panggilan konferensi dengan Asia pada pukul 11 ​​malam. — jadi yang terbaik adalah memiliki satu sistem untuk semuanya.

4. Jadwalkan kapan Anda akan melakukan sesuatuManajer waktu terbaik mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu tugas. Untuk setiap tugas yang harus dilakukan, tanyakan pada diri Anda berapa lama waktu yang dibutuhkan. Kapan kamu akan melakukannya? Masukkan daftar tugas Anda ke dalam agenda Anda, karena daftar Anda akan jarang selesai jika ditulis pada selembar kertas terpisah. Jika Anda melakukan sebanyak ini, hubungan Anda dengan waktu dan rasa kendali Anda akan segera berubah. Plus, Anda akan menemukan kesalahan dan tantangan manajemen waktu Anda. Mungkin Anda buruk dalam memperkirakan atau Anda memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan. Kemudian Anda bisa berusaha untuk tidak menjadi perfeksionis, atau menjadi delegasi yang lebih baik, atau apa pun itu.