Kiat kerja: Bagaimana Anda memprioritaskan hari Anda?

Hari-hari kita dipenuhi dengan berbagai permasalahan yang saling bersaing. Ada sejumlah hal yang harus kita lakukan pada hari kerja tertentu dan sayangnya banyak di antaranya yang bukan merupakan pekerjaan utama kita.

Sebaliknya, banyak dari apa yang kita lakukan selama jam kerja adalah kombinasi tugas – tugas yang mendesak bagi orang lain, tugas yang hanya bersifat administratif, dan tugas yang melibatkan pembelajaran atau pertumbuhan, selain tugas yang 1) aktif, pekerjaan produktif untuk Anda, atau 2) tindakan yang ‘menggerakkan bola ke depan’ – seperti melalui komunikasi penting, rapat, dll.

Ketika Anda belajar bagaimana menyeimbangkan jumlah proyek-proyek ini, dan memanfaatkan waktu Anda dengan cara yang paling produktif bagi Anda, maka Anda benar-benar memegang kendali dalam memprioritaskan hari Anda sendiri.

Mari kita lihat beberapa tugas ini.

Tugas Mendesak untuk orang lain

Sayangnya, banyak hal yang menyita hari-hari kita cenderung menjadi tugas-tugas yang mendesak – keadaan darurat di menit-menit terakhir – bagi ORANG LAIN.

Tugas-tugas ini bisa menjadi masalah nyata, di mana orang lain bertugas menyelesaikan suatu item dan tiba-tiba hal itu menjadi prioritas tanpa sepengetahuan orang tersebut sebelumnya.

Namun sering kali suatu barang menjadi ‘mendesak’ karena sudah terlalu lama ditunda oleh seseorang yang memang membutuhkannya memperkirakan untuk melanjutkan proyek, dan membiarkannya tidak aktif, sampai orang lain menyadarinya.

Pada saat inilah mereka membutuhkan Anda untuk meninggalkan segalanya untuk membantu mereka menyelesaikan tugas yang tiba-tiba mendesak tetapi sebenarnya tidak perlu.

Seberapa banyak hal ini menyita hari Anda, dan bagaimana Anda menundanya sehingga tidak menjadikannya darurat pribadi Anda?

Administratif

Mengarsipkan dokumen, menelepon kembali, menghadiri pertemuan wajib (tetapi tidak produktif) – semua ini termasuk dalam pekerjaan ‘administratif’.

Terkadang pekerjaan ini, seperti mendokumentasikan proyek, atau menulis laporan, diperlukan dan berwawasan ke depan.

Namun di lain waktu, itu hanyalah pekerjaan yang tidak mendukung keseluruhan fungsi posisi atau peran Anda.

Bahkan email—yang cenderung menyita sebagian besar waktu kita—dapat menjadi beban administratif ketika kita memikirkan cara menjawab, melacak, dan mengarsipkan semuanya.

Bagaimana Anda menangani tugas-tugas administratif dan mencegahnya mengambil alih sebagian besar waktu kerja produktif Anda?

Mengajukan

Ini adalah salah satu tugas yang sering kali kita tinggalkan terakhir kali, jika kita gagal memprioritaskannya, atau kita menyelipkannya di antara tugas-tugas penting lainnya.

Atau, kita memindahkannya ke satu atau dua hari dalam setahun ketika kita menghadiri ‘seminar’ atau konferensi. Mempelajari dan mengembangkan keterampilan adalah sesuatu yang sangat penting, namun jika kita tidak berhati-hati, tugas penting ini akan kita tinggalkan begitu saja.

Bagaimana Anda memastikan bahwa Anda memberikan ruang – dan prioritas – untuk pembelajaran dan pertumbuhan?

Komunikasi/Rapat/Gerakkan bola ke depan

Berbeda dengan pertemuan-pertemuan yang murni bersifat administratif, ada serangkaian komunikasi dan pertemuan yang benar-benar membangun hubungan, mengumpulkan informasi penting, dan memajukan tujuan.

Penting bagi Anda untuk mengidentifikasi komunikasi yang benar-benar produktif, dan berusaha untuk memasukkan lebih banyak komunikasi Anda ke dalam wadah ini.

Bagaimana Anda memilih pertemuan mana yang akan diadakan, dan bagaimana Anda membuat komunikasi Anda menjadi paling produktif?

Proyek yang sedang Anda kerjakan (dan yang sedang dalam antrian)

Inilah ‘pekerjaan’ yang sebenarnya. Ini adalah pekerjaan yang membuat Anda dibayar setiap hari, namun… Sering kali proyek lain di atas mengabaikan proyek yang paling penting.

Penting bagi kita untuk mundur dari waktu ke waktu dan menginventarisasi cara kita menghabiskan waktu dan melakukan reorientasi diri untuk memastikan bahwa kita Kita jadikan waktu kita paling produktif.

Bagaimana Anda memprioritaskan tugas harian Anda? Bagaimana Anda bisa terlempar dari rel? Apa penyebab paling umum, dan bagaimana Anda bisa memastikan waktu Anda lebih dihargai – baik oleh orang lain maupun diri Anda sendiri?