Renovasi Teknologi VN Mammoth: Lebih dari Anggaran dan Di Belakang Jadwal

YORK BARU – Peningkatan sistem komputer dan perangkat lunak senilai $286,6 juta, yang digambarkan sebagai “landasan upaya PBB untuk membawa reformasi terobosan” ke manajemen sekretariat PBB, sudah sekitar tiga sampai empat bulan di belakang jadwal, dan menuju puluhan jutaan dolar melebihi anggaran, kurang dari satu setengah tahun setelah disetujui.

Berita itu dimuat dalam draf laporan proyek setebal 53 halaman yang diperoleh FOX News, yang disiapkan atas nama komite pengarah birokrat PBB yang mengawasi perombakan teknologi informasi. Komite tersebut diketuai oleh Wakil Sekretaris Jenderal untuk Manajemen dari Sekretaris Jenderal Ban Ki-moon, Angela Kane.

Sistem teknologi yang dijelaskan dalam laporan ini dimaksudkan untuk menyatukan dan mengoordinasikan — serta mendefinisikan kembali — pekerjaan dan fungsi di seluruh sekretariat global, termasuk upaya pemeliharaan perdamaian yang berkembang pesat, yang biayanya telah meningkat dari $1 miliar menjadi $8 miliar per tahun. lima tahun terakhir atau lebih.

Terlepas dari pengungkapan yang tidak menyenangkan tentang biaya dan waktu proyek teknologi yang disebut Umoja, atau “persatuan” dalam bahasa Swahili – birokrat yang bertanggung jawab atas skema tersebut tetap optimis tanpa henti tentang hasil akhirnya.

BUAT SUARA ANDA TERDENGAR — PILIH DI SINI

//

Ini bukan jajak pendapat ilmiah.

Mereka menyebutnya sebagai “kesempatan sekali dalam satu generasi untuk membekali Organisasi dengan praktik, alat, pelatihan, dan teknologi abad kedua puluh satu,” untuk menciptakan organisasi yang lebih ramping, hemat biaya, gesit, dan akuntabel untuk memungkinkan Perserikatan Bangsa-Bangsa.

“Umoja lebih dari sekedar proyek,” kata laporan itu. “Ini adalah gerakan pelaporan dan perbaikan administrasi yang berkelanjutan.”

Para birokrat mengklaim bahwa pada saat proyek mereka selesai pada tahun 2012, proyek tersebut akan kembali sesuai jadwal, dan akan terbayar dengan sendirinya dalam efisiensi biaya dan penghematan lainnya hanya dalam waktu dua tahun setelah beroperasi dan “distabilkan”. Namun, laporan mereka menawarkan sedikit bukti, selain dari generalisasi umum, tentang bagaimana efisiensi itu akan tercapai.

Dan pada saat itu, kata laporan itu, peningkatan teknologi akan menelan biaya $337 juta, atau sekitar $50,4 juta lebih dari yang direncanakan ketika skema disetujui sekitar satu setengah tahun yang lalu.

Bahkan pembengkakan biaya itu diremehkan secara signifikan. Tag harga asli $286,6 juta untuk proyek teknologi informasi Umoja, yang dikenal sebagai sistem sumber daya perusahaan, atau ERP, termasuk $37,2 juta dalam pendanaan di atas dan di luar biaya yang diperkirakan, atau sekitar 15 persen, untuk “kontinjensi”. memproyeksikan bahwa overrun terburuk akan terlampaui sebesar 135 persen.

Ada garis anggaran baru sebesar 15 persen untuk “kontinjensi” dalam total $337 juta untuk Umoja yang diungkapkan dalam draf laporan terbaru, yang penulis janjikan akan dilaporkan oleh birokrat PBB ke Majelis Umum saat dibelanjakan. Tetapi bagian “kemungkinan” dari label harga jauh lebih rendah daripada kisaran tinggi 25 persen dari total biaya yang direkomendasikan sebagai kemungkinan oleh sumber-sumber non-PBB, menurut laporan tersebut.

Ironisnya, laporan tersebut disiapkan, kata penulisnya, sebagai tanggapan atas permintaan dari Majelis Umum pada tahun 2008 untuk memperbarui rencana bisnis ERP, menawarkan opsi untuk paket ERP yang dikurangi dengan biaya lebih rendah daripada yang dianggarkan semula. Rancangan laporan menyajikan paket-paket tersebut, tetapi hanya sebagai langkah sementara menuju penerapan penuh sistem.

Klik di sini untuk membaca draf laporan.

Sepanjang jalan, draf laporan menawarkan beberapa wawasan menarik tentang proses inflasi biaya di dalam PBB, setidaknya pada proyek-proyek besar seperti ERP – inflasi biaya yang sama yang mendorong biaya renovasi markas besar PBB, yang sekarang sedang berlangsung. dinaikkan. diperkirakan $800 juta pada tahun 1999 hingga saat ini—dan belum diselesaikan—$1,88 miliar.

Draf Laporan Umoja juga sedikit menyibak tabir tentang keadaan hampir Paleolitik dari teknologi usang dan kacau serta praktik manajemen di dalam Sekretariat PBB yang luas saat ini.

Antara lain, laporan tersebut mengatakan dalam catatan kaki bahwa sistem ERP yang baru akan menggantikan “beberapa ratus” dari “1400+” sistem informasi yang ada yang digunakan di PBB – menyisakan sekitar 1.000 atau lebih yang masih ada di luar sana.

Di tempat lain, laporan itu mengatakan banyak dari sistem elektronik yang ada hanya digunakan untuk mencadangkan sistem kertas yang dimasukkan secara manual, yang lebih dipercaya karyawan daripada alat elektronik mereka. “Dokumen kertas biasanya merupakan sumber informasi tepercaya,” ungkap laporan itu, menambahkan bahwa di PBB “kami sering memiliki banyak versi ‘kebenaran’.”

Namun di atas semua itu, draf laporan tersebut menunjukkan bahwa PBB terus menggelontorkan sejumlah besar uang ke dalam solusi teknologi yang rumit untuk masalah tata kelolanya, yang bahkan sebelum upaya ERP terbaru telah mencapai proporsi yang tidak terkendali. Solusi teknologi sebelumnya tampaknya tidak mencapai banyak kesatuan PBB atau efisiensi manajemen.

Menurut laporan tahun 2005 oleh Unit Inspeksi Gabungan (JIU), sebuah cabang kecil dan independen dari Majelis Umum yang memeriksa masalah di berbagai dana, program, dan lembaga PBB di seluruh dunia, organisasi dunia – bahkan saat itu – menghabiskan lebih dari $1 miliar untuk berbagai sistem manajemen informasi selama dekade sebelumnya.

“Investasi sistem Perserikatan Bangsa-Bangsa dalam TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) tumbuh pada tingkat yang lebih cepat daripada anggaran operasional sebagian besar organisasi Perserikatan Bangsa-Bangsa, atau daripada inflasi global,” catat JIU, mencatat bahwa sistem PBB masih belum dikelola. bahkan untuk membuat sistem penggajian umum untuk puluhan ribu karyawan di seluruh dunia.

Umoja tidak dimaksudkan untuk memecahkan masalah seluruh sistem PBB yang berbeda, hanya dari Sekretariat PBB – dan menurut penulis draf laporan, ini akan mengarah pada “peningkatan efisiensi dan produktivitas pada urutan 4 hingga 7 persen dari Organisasi ‘ Seluruh pengeluaran tahunan.”

Namun, deskripsi draf laporan tentang cara menghitung penghematan tersebut terkadang membingungkan — dimulai dengan fakta bahwa, dengan menggunakan tabel nilai dolar untuk penghematan 4 persen hingga 7 persen yang disediakan di halaman 10 laporan, total “tahunan pengeluaran” PBB yang mereka gambarkan tampaknya berfluktuasi antara $11,03 miliar dan $11,85 miliar, perbedaan sebesar $800 juta.

Antara lain, laporan tersebut mengklaim bahwa proses otomatis Umoja akan “secara drastis mengurangi waktu rata-rata 207 hari antara pembuatan permintaan barang dan pembuatan pesanan pembelian” dalam sistem pengadaan Sekretariat – sebuah klaim yang tampaknya tak terbantahkan. Laporan tersebut mengatakan bahwa akan ada keuntungan efisiensi proses sebesar $32 juta hingga $64 juta sebagai hasilnya.

Tetapi laporan itu juga mengatakan bahwa “menegosiasikan ulang kontrak untuk harga yang lebih menguntungkan berdasarkan penggunaan yang lebih baik dan informasi kinerja” akan menghasilkan penghematan biaya sebesar $76 juta hingga $117 juta, tanpa memberikan rincian yang sulit tentang bagaimana pengurangan biaya yang berlebihan akan tercapai. berhasil dinegosiasi ulang atas dasar itu.

“Peramalan barang yang dibutuhkan lebih baik” dapat menghemat $56 juta hingga $70 juta, klaim dokumen Umoja. Tetapi laporan itu juga mengatakan bahwa “penghematan satu kali sebesar $18 juta hingga $27 juta” akan berasal dari pengurangan inventaris, diikuti oleh “manfaat tambahan dari pengurangan biaya penyimpanan” – yang terdengar seperti lebih dari $76 juta hingga $117 juta sebelumnya. tabungan.

Mengenai perjalanan PBB, laporan tersebut menggambarkan sebuah cerita horor, di mana hanya memproses klaim perjalanan pada akun pengeluaran setiap tahun saat ini membutuhkan waktu yang setara dengan 60 karyawan penuh waktu yang bekerja penuh waktu. Memperbaikinya akan menghemat $21 juta hingga $34 juta per tahun, kata laporan itu. Hal yang sama berlaku untuk latihan akuntansi lainnya. Menutup rekening akhir tahun Sekretariat PBB “saat ini melibatkan 40.000 jam kerja dan memakan waktu tiga bulan.” Sistem baru akan memotongnya menjadi dua, kata laporan itu.

Namun, beberapa penghematan yang diproyeksikan tampak aneh. Salah satu contoh: “Umoja juga akan menghasilkan peluang bagi Perserikatan Bangsa-Bangsa untuk menghasilkan pendapatan dengan … penjualan publikasi, prangko, dan barang hadiah.” Pendapatan yang diharapkan: $11 juta hingga $21 juta. Tidak ada penjelasan yang diberikan tentang bagaimana ini akan terjadi. Sistem pos PBB telah menjadi pecundang uang abadi yang dilanda skandal.

Namun, dalam hal membengkaknya biaya Umoja sendiri, proyek teknologi tinggi tidak terlihat seperti reformasi revolusioner dan lebih seperti kembali ke masa lalu PBB yang buruk, terutama jika dibandingkan dengan anggaran awal untuk perbaikan teknologi yang diusulkan tahun lalu.

Rencana awal untuk proyek tersebut membutuhkan 44 “inti” atau anggota staf penuh waktu untuk mengelola instalasi dan penerapan Umjoa. Rancangan laporan yang baru secara blak-blakan menyatakan bahwa proyek “mungkin tidak layak” tanpa 36 badan tambahan. Biaya: $32,4 juta. Tambahan $18,1 juta akan dibutuhkan untuk menggantikan staf yang didatangkan dari bagian lain PBB untuk membantu di sepanjang jalan.

Meskipun staf meningkat menjadi 80 orang, anggaran Umoja yang direvisi mencakup sewa kantor untuk 236 orang ($6,7 juta) dengan “perubahan kecil” pada ruang kantor ($4,2 juta).

Anggaran asli untuk perombakan teknologi memiliki garis pengeluaran minimal untuk perjalanan. Itu diubah: sekarang anggaran membutuhkan “total 1.285 perjalanan oleh tim ERP, pakar pokok bahasan, dan konsultan perusahaan”, dengan biaya tiket pesawat rata-rata $6.000, ditambah $202 “biaya terminal”, ditambah $5.000 untuk biaya harian. “dengan setiap perjalanan menelan biaya (sic) sekitar $11.202/orang.”

Total biaya: $14,4 juta.

Penulis draf laporan tersebut mengklaim bahwa jadwal Umoja “sedikit melenceng” dari jadwal yang diumumkan sebelumnya karena Majelis Umum hanya menyediakan dana awal sebesar $20 juta, ketika sekretariat meminta $43 juta pada tahun 2008-2009 untuk desain startup, yang seharusnya untuk memulai konstruksi pada 15 Januari 2010.

Sekarang kemungkinan akan dimulai setelah “tiga atau empat” bulan pertama tahun 2010, meskipun penulis laporan bersikeras bahwa “kemajuan yang sangat baik” pada keseluruhan proyek akan tercapai pada akhir tahun ini.

Antara lain, tim Umoja, setelah apa yang disebutnya sebagai “proses penawaran yang komprehensif dan kompetitif”, memilih pemasok perangkat lunak untuk Umoja: SAP. Tetapi negosiasi tentang bagaimana melanjutkan kontrak perangkat lunak baru saja dimulai, kata laporan itu.

Rancangan laporan diakhiri dengan peringatan bahwa perombakan teknis yang terlibat di Umoja harus disertai dengan tinjauan terhadap berbagai peraturan dan regulasi PBB, yang mencakup seluruh redefinisi tentang bagaimana pekerjaan dilakukan di PBB, dan dengan restrukturisasi total. pada dasarnya, dari organisasi kikuk. Tidak ada biaya yang terkait dengan perubahan haluan skala penuh itu – dan tidak masuk akal bahwa reorganisasi staf yang luar biasa dapat menyebabkan penundaan tambahan.

Bagaimana Sidang Umum, dan komite anggarannya yang seringkali skeptis, akan bereaksi terhadap melambungnya harga Umoja tidak diketahui. Majelis tidak bertemu sampai pertengahan September.

George Russell adalah editor eksekutif FOX News.